1年前からタスクシュートの仕組みを使い始めて、
その大きな効果を感じています。
Contents
タスクシュートとは。
タスクシュートは、
1日のタスクを直列に並べて、
一つずつタスクを片付けていく習慣を強化するツール。
仕事が時間内に終わらない…と嘆いているあなたに、ぜひ使って欲しい仕組みなのです。
あらかじめ1日の仕事を書き出して、それにかかる時間をわかる範囲で見積もっておきます。
そして実際仕事をしていって、開始時刻と終了時刻をひたすら記録します。
見積時間かは、退勤時間を予め算出しています。
しかし実際は飛び込みの仕事があったり、実績が見積を余裕で超えてしまったり、色んなことが起きます。
見積時間より、実績が多いようなら、思ってたよりも時間が掛かっている(見積もりが甘い)ということ。
そして割込みが多いということは、割込みがあることを想定せずに仕事を進めているということです。
エクセルでタスクシュート。
個人情報保護のためなので致し方ないんですが…
・会社はアプリケーションのDL禁止
・外部webサービスへのログインも禁止
この状況なので、エクセルで自作してタスクシュートを使っています。
使っている画面を再現してみました。
シンプルなこと、このうえなし。
1日1シートに、見積時間・開始時刻・終了時刻・実績時間を記録しています。
基本的には難しい関数は使用せず、
終了時刻だけを、ctrl+:で現在時刻を入力。
開始時刻は前の終了時刻をコピペしてサクサク記録しています。
見積業務時間は、見積時間を総計したセル。
これを始業時間にたしているのが、終業予定時間です。
16時に帰れることになってます(笑)
しかし実際は、電話やら調べ物やらで見積時間を大幅にオーバー。
始業時間に実績の総計を足した結果、実際の終業時間は18時半…
割込みを予定していない悪い例です。
見積時間は1日では出せません。
1週間程度ただ仕事にかかる時間だけを記録し、
実績から見積時間を算出します。
割込みで仕事が発生しない限りは、帰ることができる時間が予め分かる仕組みです。
実際使っているシートには、毎日ではないけれど、よく発生する業務名を近くに入力しており、発生したらすぐコピペできるようにしています。
リピートタスクの取扱
私の仕事は、ほぼほぼリピートタスクです。
日次・週次・月次、あらゆるリピートタスクがあります。
日次のタスクだけを入力していると、そこに毎日週次・月次のタスクを足さなければならないので大変です。
そして足し忘れると、そのタスクをやりもれてしまいます。
1週間分の白紙シートを保存。
そこで、月曜日から金曜日まで、日次と週次のタスクを登録した5枚のシートを保存することにしました。
これのお陰で、週次タスクのしもれが本当に減りました。
月末に、翌月分をまとめてシートをコピーし、月次のタスクを足して準備します。
1ヶ月1ファイル、その中に1日1シートで運用しています。
月末だけ少し忙しいですが、翌月の見通しが立てられるので悪いことではありません。
タスクシュートを使うメリット
ここまで、タスクシュートと私のタスクシュートの使い方をざっくり説明してきました。
使い始めて1年、感じたメリットをあげたいと思います。
頭が疲れなくなった。
するべき仕事を常に頭に置きながら、仕事の順を常に考えながら過ごす。
挙句、割込み仕事が発生すると、予定を組み替えないといけない。
それはとても疲れる行為でした。
タスクシュートを始める前は、それに気付いておらず、疲れ果てて会社を出ていました。
タスクシュートのおかげで、それが激減。
以前より頭が疲れなくなったと感じています。
体の疲れはもちろんありますが、それも相乗効果で軽くなったようにも思います。(当社比)
無駄に過ごす時間が減った。
記録することで、何をしているか分からない時間も激減しました。
何をしているか分からない時間。
それは次の仕事が何だったかや、やり方を思い出したり、予定を考え直したりする時間が多いです。
それがタスクシュートのおかげで、
次の仕事にすぐ思い出せるようになりました。
残っている仕事も見えているので、予定も立て直しやすい。
割込み仕事で中断しても、すぐに元の仕事に戻ることができるようになりました。
よく分からない時間が無くなったお陰で、それまで終わらなかった仕事が時間内に終わるようになったと感じる日が増えました。
持っている仕事が全て把握できる
自分がどういう仕事を、いつ、どれくらいしているのか。
記録に取っているので、いつでも見返して、振り返ることができます。
人事考課等で振り返りたいとき。
何かトラブルがあって、その時何をしていたか思い出したいとき。
上司に仕事の内容を伝えたいときも、もちろん役立ちます。
デメリットは？
記録が面倒、ぐらいでしょうか？
でも記録しないと、後々仕事が終わらず混乱します。
タスクシュートを詳しく！
私はこちらの電子書籍で詳しい使い方を知りました。
マンガでわかる！タスクシュート時間術〈超入門〉
漫画形式でとっても読みやすいですよ。
タスクシュートのアプリ
エクセルで自力でタスクシュートをやってみる方法を書いてきましたが、もちろんWEBサービスやアプリもあります。
WEBサービス
タスクシュートクラウドは有料のWEB版。
会社ではログインできないので、使えません。
ダウンロード版
エクセル上で動くというTaskChute2。
会社で有料のものをダウンロードすることはおろか、
記憶媒体持込禁止なので…使える訳がなく。
iPhone用アプリ
私も使用しているiPhoneアプリ【たすくま】
有料アプリで、買うのはちょっと勇気がいるお値段。
思い切って買ってみました。
ただし、仕事以外での使用です。
会社はスマホ・携帯も持込禁止ですので。
まとめ〜とりあえず記録してみて欲しい！〜
今、時間内に仕事が終わらないと感じている方にこそ、
【記録を取る】
ということを実施して欲しいです。
記録を振り返ることで、初めて改善ができるようになります。
タスクシュートの恩恵を感じすぎて、熱量高めでお送りしました！
